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档案数字化加工,扫描流程简介

2018-09-03 678

档案数字化加工,扫描流程简介

     项目流程可根据项目特点及客户要求而作相应调整
    ⊙流程说明

档案移交
    设有专门的档案管理员,由档案管理员负责与用户档案管理员进行档案资料出入库移交工作,并建立《档案移交表》双方在移交表上签字确认。如档案存放地与加工 现场不在同一地点时,档案搬运过程中将采用专门的箱式车辆,在出库前将所有档案用包装箱进行包装并加贴封条,确保档案在运输过程中的安全不受损害。公司在 内部的档案流转中有也着严格的流程管理制度,每道工序的流转都必须通过流程管
理系统统一分配,操作员根据系统的指引领取相应档案。

 档案整理、拆分
    对已装订的档案进行拆除档案的装订材料, 去除档案中的杂物与大头针、订书针等金属物,以免造成扫描机受损。如有需要,也可根据用户提供的分类标准对档案实物进行从新的分类排列及编页号。 制作条码 指定专人负责根据档案类别,打印相应的条形码,并贴于档案指定位置。

 扫描 
    扫描分设批量扫描岗、辅助扫描。批量扫描工作人员接到上一工序移交的已整理好的档案资料时,必须严格按照客户提供的〈扫描清单〉依次按顺序抽取扫描件,不 允许有漏扫、错扫的情况出现。我司使用的扫描软件具有自动去黑边、纠偏、扫描精度、影像替换、插入、删除、调节亮度、对比度的功能,扫描人员还可以在扫描 界面上实时浏览、随时监控扫描图片的质量,于便作出相应的调整。扫描完成后同时还应做好《扫描问题件登记表》的登记工作,单批扫描完后,将《扫描问题件登 记表》及问题件移交给辅助扫描岗工作人员处理。

 影像质检
  扫描完成后的档案进入影像质检岗,由影像质检人员对扫描的图片进行纠偏、去黑边、对少量模糊不清的进行重扫等检查纠错工作,如发现有较多错误的将此批资料 返回给该资料的扫描人员进行重扫并做好错误登记。纠错完成后纠错人员将资料归还给控制员。控制员对此部分资料做纠错完成标记。

 索引录入 
   系统可根据用户提供表接口进行数据导入自行建立索引,也可通过OCR技术自行识别创建索引,录入人员再次检查索引建立的正确性,进行必要的人工修改。

 总检 
   档案管理员将有完成标志的资料分发总检人员,总检人员对已经过两道检查的资料按要求进行随机的抽检,对抽检不合格的产品返还给检查人员,并对该错误做好登 记。并将资料归还给控制员,控制员对此部分资料做总检完成标志。 数据备份 将总检完成的数据刻录光盘,要求光盘刻录完成后必须逐张检查,看光盘是否可以正常阅读,数据是否完整。刻录光盘数量要求在一式两份以上。

 验收移交
档案专管员将已完成的资料及相应的备份光盘交专人与分行指定人员进行验收移交。验收内容包括:档案实物的数量、图片质量、条目索引信息以及光盘备份数据。并由双方签字做好相关的移交手续。